Med eierstyring og selskapsledelse menes VPS' samlede styrings- og kontrollsystemer. Disse skal sikre interessene i VPS til eiere, kunder, ansatte og andre eksterne parter. Systemene omfatter lovpålagte organer som skal ivareta eiernes interesser, og interne organer som skal sikre at den interne oppfølgingen er i samsvar med interessentenes forventninger. Dette støttes igjen av en styringsstruktur som sikrer et best mulig samspill mellom organene, og en effektiv gjennomføring av styrings- og kontrollprosessene.

Styringsstruktur

VPS'  styringsstruktur bygger på etablerte og kommuniserte mål, strategier og verdivalg, vedtatt av styret. Dette bygger opp under VPS' fremgangsfaktorer - innovasjon og arbeidsmiljø, pålitelighet og lønnsomhet.

Styrende organer i VPS er generalforsamlingen, styret, kontrollkomiteen og intern og ekstern revisor, samt administrerende direktør og hans ledergruppe.

Eierstyring og selskapsledelse i VPS skal sikre:

• At lover, regler og etiske retningslinjer overholdes
• Relevant og god rapportering til aksjonærer og andre interessenter
• Likebehandling av aksjonærene
• God intern kontroll og gode interne styringsprosesser
• Styrets mulighet for grundig innsikt i drift og finansielle forhold
• Uavhengig revisjon

Ansvar og roller

De ulike organers roller og ansvar er definert gjennom lovgivning, forskrifter og vedtekter for VPS Holding ASA og VPS ASA. For de ansatte har VPS skriftlige etiske retningslinjer og prinsipper som regulerer deres taushetsplikt. For ansatte og tillitsvalgte har VPS regler for eget kjøp og salg av verdipapirer.

Styringsverktøy

Styret og administrerende direktør benytter blant annet strategisk planlegging, budsjettering og periodisk, finansiell og operativ rapportering som viktige verktøy i styringen av virksomheten. Oppfølging og kontroll skjer blant annet gjennom månedlig finansiell rapportering av utvikling og status for selskapet. Balansert målstyring benyttes som styringsverktøy.

Kontrollprosesser

VPS er ISO-sertifisert av Det Norske Veritas. VPS har en intern kontroll som sikrer selskapets verdier og en effektiv, forsvarlig og lovmessig drift i tråd med planlagte mål. Gjennom internkontrollprosessen gjennomføres risikoanalyser. Status og risiko i kontrollprosessene rapporteres til administrerende direktør og styret.

Lovpålagte styrende organer

Generalforsamling

Gjennom generalforsamlingen hvor alle aksjonærer har møterett utøver aksjeeierne den øverste myndighet i selskapet. Generalforsamlingen behandler saker i henhold til norsk lov, som blant annet omfatter vedtektsendringer og godkjenning av årsregnskap og årsberetning, samt utbytte. Videre velges styre, kontrollkomité, samt ekstern revisor. Generalforsamlingens valgkomité innstiller kandidater og forbereder valgene.

Generalforsamlingen avholder sitt ordinære møte innen utgangen av juni hvert år. Innkalling sendes senest to uker før generalforsamlingen finner sted. Alle beslutninger treffes som hovedregel med alminnelig flertall med unntak av vedtektsendringer. Avstemminger skjer skriftlig under møtet, med mindre samtlige møtende samtykker i avstemming på annet vis. Det er adgang til å stemme via fullmakt.

Kontrollkomité

Kontrollkomiteen består av tre medlemmer og ett varamedlem. Medlemmene velges av generalforsamlingen. Kontrollkomiteen arbeider i henhold til instruks vedtatt av generalforsamlingen og godkjent av Kredittilsynet. Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med at VPS drives på en hensiktsmessig og betryggende måte i samsvar med lover, forskrifter, vedtekter og retningslinjer. Kontrollkomiteen avgir hvert år rapport til generalforsamling. Se for øvrig Kontrollkomiteens årsberetning.

Styret

Styret i VPS Holding ASA består av ni medlemmer, hvorav to er valgt av de ansatte. Medlemmene av styret i VPS Holding ASA er også valgt som styremedlemmer i VPS ASA. Medlemmene av styret velges for to år av gangen. Styrets formann velges særskilt for ett år av gangen. Styret har det overordnede ansvar for forvaltning og organisering av virksomheten i selskapet, og fastsetter instrukser og fører tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig. Det er styret som ansetter og avskjediger administrerende direktør. I 2003 ble det avholdt 12 styremøter. Det er laget en instruks for styret, og det utarbeides årsplaner for styrets arbeid.

Ekstern revisor

Ekstern revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med lov og forskrifter, og om ledelsen har sørget for registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og forskrifter. Ekstern revisor skal vurdere om opplysninger i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetningen om fortsatt drift og forslag til anvendelse av overskudd eller dekning av tap er i samsvar med lov og forskrifter, og om opplysningene er konsistente med årsregnskapet. Ekstern revisor avgir beretning til generalforsamlingen.

Selskapsledelse

Administrerende direktør

Administrerende direktør står for den daglige ledelsen av selskapets virksomhet, og underretter hver måned styret om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Administrerende direktør deltar i styrets behandling av saker og har uttalerett. Det er administrerende direktør, i samråd med styrets leder, som forbereder de saker som behandles av styret.

Internrevisjon

Selskapets internrevisjon skal se etter hvorvidt administrerende direktør har etablert og gjennomført en tilstrekkelig og effektiv intern kontroll, og skal rapportere resultatet av sine vurderinger til administrerende direktør og styret. Internrevisjonen skal vurdere den interne kontrollen, herunder styringssystemer og rapportering, og skal også bidra til å forebygge og eventuelt avdekke misligheter. Leder av internrevisjonen ansettes av styret og arbeider etter instruks fra styret. Kredittilsynet har gitt forskrifter med krav til internrevisjonen.